Werkprocessen standaardiseren
Werkprocessen standaardiseren is een enorm krachtige methodiek. Vaak vindt standaardisatie echter plaats op het verkeerde niveau.
Door werkprocessen te standaardiseren kan de efficiëntie worden verbeterd en de variabiliteit worden verminderd.
Standaardisatie van werkprocessen betekent dat het proces is gedocumenteerd en goedgekeurd is door een coördinatiegroep. Dit betekent dat het proces kan worden herhaald en gemeten om er zeker van te zijn dat het doeltreffend is.
Het woord “proces” kan hierbij verwijzen naar een reeks activiteiten die in een specifieke volgorde worden uitgevoerd om een einddoel te bereiken
Er zijn veel voordelen verbonden aan het invoeren van gestandaardiseerde werkprocessen. In basis worden de processen effectiever en efficiënter. Meer specifiek:
- Verminderde variantie
- verbeterde doorstroming
- minder fouten
- verhoogde productiviteit
- minder verwarring tijdens omschakelingen of onderbrekingen
- nauwkeuriger gegevensverzameling voor rapportagedoeleinden (bijv. inventaris).
De invoering van nieuwe technologieën kan de standaardisatie-inspanningen ook vergemakkelijken. Bijvoorbeeld met barcodes op apparatuur waarbij elk stuk zijn eigen unieke code heeft zodat het gescand en getraceerden worden.
Wat is een proces en waarom is het belangrijk?
Een proces is een reeks activiteiten die in een specifieke volgorde worden uitgevoerd om een gewenst resultaat te bereiken. Een gestandaardiseerd proces is een proces dat is gedocumenteerd en goedgekeurd door een coördinatiegroep. Dit betekent dat het proces kan worden herhaald en gemeten om er zeker van te zijn dat het doeltreffend is.
Wat betekent standaardisatie?
Standaardisatie omvat het standaardiseren van processen, het standaardiseren van systemen, standaard voor systeeminterfaces, standaard naamgevingsconventies, standaard praktijkcodes, standaard rollen en verantwoordelijkheden voor personeelsleden. Dus in de meeste uitgebreide zin van het woord: standaardisatie van kennis en vaardigheden.
Volgens het model van Mintzberg is standaardisatie belangrijk bij toenemende complexiteit of een toenemend aantal medewerkers in uw organisatie. mintzberg onderscheidt zes manieren om werk to coördineren binnen een organisatie. soorten standaardwerk: formele standaard, ad hoc standaard, de facto standaard, quasi standaard en home grown standaard. Een formele standaard is een standaard die is gedocumenteerd en goedgekeurd door een coördinerende groep. Dit betekent dat het proces kan worden herhaald en gemeten om er zeker van te zijn dat het effectief is.
- Naast informele communicatie en coördinatie zijn wederzijdse afstemming en coördinatie via informele communicatie noodzakelijk voor doeltreffend teamwerk.
- Toezicht, coördinatie door opdrachten van één persoon aan anderen, en communicatie tussen personen maken alle deel uit van supervisie.
- Coördinatie van werkprocessen door ze te definiëren, Standaardisatie van het werkproces, en Coördinatie door de taak aan te geven.
- De resultaten van het werk kunnen worden gestandaardiseerd, hetgeen leidt tot coördinatie via de specificatie van de resultaten van het werk.
- Coördinatie van verschillende activiteiten door opleiding van operatoren, standaardisering van vaardigheden en kennis, enzovoort.
- Standaardisatie van normen die relevant zijn voor de werkplek en door de gehele organisatie
Wat is het voordeel van standaardisatie van werkprocessen?
Standaardisatie van werkprocessen kan de efficiëntie verbeteren en de variabiliteit verminderen. Het standaardiseren van werkprocessen kan ook leiden tot de volgende voordelen:
- Verbeterde efficiëntie
- Verminderde variabiliteit
- Minder behoefte aan menselijke tussenkomst
- Eliminatie van dubbel werk
- Verbeterde communicatie
- Verbeterde kwaliteit
- Kortere doorlooptijd
- Lagere kosten
Wanneer werkprocessen gestandaardiseerd zijn, weet iedereen wat er van hem wordt verwacht en welke stappen er moeten worden ondernomen om een taak te voltooien.
Veel kennis die vaak in hoofden zit kan nu expliciet worden vastgelegd. Dit kan nieuwe werknemers helpen om het proces sneller en nauwkeuriger te leren. Het standaardiseren van werkprocessen kan het ook mogelijk maken standaardmetriek te gebruiken voor het volgen en evalueren. Standaardinformatie moet bijvoorbeeld op standaardmanieren worden vastgelegd met standaarddocumenten, wat het terugvinden van gegevens kan verbeteren als die later nodig zijn.
Standaardisatie vermindert ook de risico’s van niet-standaardisatie. Standaardprocessen zijn vaak klein, eenvoudig en vertrouwd, terwijl ad-hocprocessen vaak complex, onbekend en foutgevoelig zijn.
Het hebben van standaard werkprocessen kan de kosten verminderen die verbonden zijn aan het runnen van een bedrijf door het gemakkelijker te maken om nieuwe werknemers op te leiden in de loop van de tijd, het standaardiseren van hoe het werk wordt gedaan
Wat is standaardisatie van resultaten? Ook resultaten kunnen worden gestandaardiseerd. Dit betreft de rapportage vorm. Verschillende standaarden resulteren in verschillende standaardrapporten die eenduidig leesbaar zijn en vergelijken mogelijk maken. Dit helpt bij het beheren van Processen, Procedures en Protocollen over verschillende locaties, verschillende tijdzones, verschillende Teams en verschillende Functies heen.
Conclusie
De standaardisatie van werkprocessen is een essentieel onderdeel van het succes en de efficiëntie van elke onderneming. Het standaardiseren van uw werkproces kan resulteren in verbeterde productiviteit, verminderde variabiliteit, minder fouten, verhoogde doorstroming en meer accurate gegevens. Neem vandaag nog contact met ons op als u wilt weten hoe u uw eigen werkprocessen kunt standaardiseren of hoe u standaardpraktijken bij andere bedrijven kunt identificeren!
Leer over gerelateerd relevante begrippen:
